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整理しましたが…

昨日の事ですが、仕事の机の上が資料やら何やらでごみためのようだったので
ちょいと整理してみました。実際にはちょいとでは済まないレベルでしたが。

よく言うじゃありませんか『机の上がちらかっている人は仕事も出来ない』って。
机の上も頭の中も整理できていない人は能率も悪いから、結果仕事が出来ない、と。
へへ~、その通りでごぜえます。御奉行様。

確かに資料を探す時間が増えれば増えるほど、能率が悪く、その間に
また別の仕事が入るとなると、そりゃもうパニック一歩手前ですわ。


そこで、滅多に使わないけど、いずれ必要になる資料を力技(?)で
丁度持っていたデジカメに片っ端からバシバシ撮りまして、電子化した
んです。お蔭で机の上は綺麗さっぱりしましたが、帰宅後パソコンに
電子化されたデータの量を見て驚き、一番小さいファイルにしたものの
それぞれ1メガぐらいあるもんだから膨大なデータになってました。




確かに紙の資料が平積みでは「確かこの列の下の方に…」と探しても
ペラペラな一枚の資料を探し当てるのは結構時間がかかるし、
何と言っても幾ら事務所の自分の机の上とは言え、人様が見たら
恥ずかしい事この上ない。

こうなる前に既に机の中は項目毎に分けられた個別ファイルを使用して
いるのだが、資料なんてあっと言う間に増えるし、カタログや業界紙、
商談のメモなんか、そりゃもうひっちゃか、めっちゃかである。

そう、私は名うての、だらしない男である。

さて、こうした事態を打開するべく電子化したのだが、考えてみると
自分のパソコンの中のフォルダも整理できていなくて、
「参考資料」と「得意先」というフォルダを開くと同じ得意先に関するファイル
が両方に入っていたり、得意先の情報でA社は「参考資料」にあって
B社は「得意先」に入っていたりする始末。更に失ってはイカンと
バックアップを取るのはいいが、フォルダで新しいのと古いものが入り組んで
親フォルダの更新日時だけでは内容が必ずしも最新でなかったりするわけだ。

一番の原因はフォルダ名を思いつきで決めるからいけないのかな?

紙の資料を探す事もよくあるが、電子ファイルを探す事も結構あって
果たしてこの『紙 VS 電子データ』資料取りまとめ対決の軍配はどちらに上がるのか。

と言うより、私にとってフォルダ名の階層管理をどうすれば良いのか
正月休みにでも考えてみる事にしよう。
フォルダ名管理でよいアイデアがありましたら、是非教えて下さいませ。


20:30 投稿

2006年12月21日 | Comments(2) | Trackback(0) | 仕事
コメント
頭が痛い!
パソコンに資料を取り込んでもフォルダーの名前の付け方で全くあとから取り出せなくなります。
最初にしっかりと考えて名前を付けないと同じファイルがあちこちに会ったり、どこにもなかったりしてしまいますね。

どうしたらいいのかは私が聞きたいくらいですよ。
良い案考えてください
こてやま君 URL 2006年12月23日 17:22:11 編集
こてやま君へ
え~?駄目、駄目。聞いているのは私です!

やっぱり最初が肝心なんでしょうね。ついつい思いつきでファイル名つけたりするから思い出せないんでしょう。
いや、でも真剣に考えてから付けてもどうも上手く行かない事もあるからねぇ。
ファイル管理を誰でも簡単に出来る方法考え出した人にはノーベル賞を差し上げたいくらいです。

どうも私達、他力本願ですね。
motasuke URL 2006年12月23日 20:11:50 編集

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